Pengantar Ilmu Administrasi

Pengantar Ilmu Administrasi

Perbedaan Ilmu Administrasi Negara dan Ilmu Administrasi Niaga

Perkembangan Administrasi Negara sebagai ilmu.

1. Arti dan definisi Administrasi Negara.
2. Arti Administrasi Niaga.
3. Perbedaan arti laba (untung) dalam pengertian ekonomi dan laba (untung) dalam pengertian Niaga.
4. Perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Niaga (swasta).

Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan

Administrasi Pembangunan timbul karena adanya tuntutan dan kebutuhan bagi negara-negara yang sedang berkembang, yang berusaha mengatasi masalah-masalah keterbelakangan, kemiskinan, kebodohan, dan sebagainya. Hal ini disebabkan oleh prinsip-prinsip dan teori-teori dari Administrasi Negara yang tradisional, yang dikembangkan di negara-negara Barat, terutama di negara Amerika Serikat dirasakan tidak sesuai lagi negara-negara yang sedang berkembang. Oleh karena itu Administrasi Pembangunan adalah Administrasi Negara yang berorientasi terhadap pembangunan. Di samping itu Administrasi Pembangunan juga masih mendasarkan diri atas prinsip-prinsip dan analisis Administrasi Negara. Beberapa pendapat dan definisi Administrasi Pembangunan telah dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai bahan perbandingan dan untuk memperluas wawasan. Selanjutnya dikemukakan perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan untuk lebih memperjelas batas-batas dan ruang lingkupnya.

Pengelompokan Ilmu Administrasi

Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas (a) pengelompokan yang bersifat administrasi umum, (b) pengelompokan di bidang pembangunan, (c) pengelompokan yang bersifat sektoral, dan (d) pengelompokan atas dasar Pelayanan administratif (administrative services). Pengelompokan yang terakhir yaitu pelayanan administratif dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor (Perkantoran). Administrasi Perkantoran bertugas membantu pelaksanaan tugas pokok/tujuan Organisasi/Badan Usaha. Administrasi Kantor/Perkantoran biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan: Kerumahtanggaan, Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services).

PERKEMBANGAN ADMINISTRASI SEBAGAI ILMU

Pengalaman dan Penelitian Hennry Fayol dalam Mengembangkan lmu Administrasi

1. Upaya yang dilakukan oleh Henry Fayol dalam usaha menyelamatkan industri pertambangan yang mengalami kemunduran.
2. Alasan diperlukan latihan dan teori Administrasi, serta upaya yang dilakukan oleh Henry Fayol untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Alasan diperlukan pengajaran Administrasi yang bersitat umum, menurut Henry Fayol.
4. Alasan Henry Fayol menganjurkan latihan Administrasi bagi jabatan pimpinan.
5. Upaya yang dianjurkan oleh Henry Fayol untuk mengembangkan teori administrasi.

Hasil Penelitian Henry Fayol

1. Ada 6 kegiatan dari suatu badan usaha, dimana administrasi merupakan bagian dari kegiatan itu
2. Adanya unsur-unsur administrasi, sebagai pedoman kegiatan dari suatu badan usaha
3. Fayol menerapkan 14 prinsip-prinsip umum dari Administrasi
4. Teori Administrasi yang lain, misalnya.
   1. One head for one body
   2. Many brains to help
   3. Unity of comnand and unity of direction ,
5. Teori komunikasi yang diperkenalkan oleh Fayol yang disebut Jalan Pintas” (the gangplank)

Pengalaman dan Penelitian F.W Taylor dalam Mengembangkan Ilmu Administrasi Manajemen

Pengalaman dan Penelitian F.W. Taylor untuk meningkatkan produktivitas kerja para Pekerja di Perusahaan Besi Baja Midvale dan Bethlehem. Berdasarkan atas prestasi kerjanya selama ia bekerja di Perusahaan Besi Baja Midvale, selama 6 tahun ia telah dipromosikan dari pekerja biasa, Kepala Pekerja, Pengawas Pekerja, Kepala Montir, Kepala Perencana sampai ia menduduki jabatan tinggi sebagai ahli-ahli Teknik/Insinyur di Perusahaan Midvale tersebut. Oleh karena keberhasilannya, ia diminta untuk memperbaiki Perusahaan Besi Baja Bethlehem yang sedang mengalami kemunduran. Berdasarkan atas ketekunannya ia dapat berhasil menyelamatkan Perusahaan ini dari suatu kebangkrutan.

PERKEMBANGAN ILMU ADMINISTRASI DI INDONESIA

Ilmu Administrasi pada Waktu Pemerintahan Hindia Belanda dan Pengaruh Administrasi Militer

1. Penggunaan istilah administrasi di bidang pemerintahan pada pemerintahan Hindia Belanda.
2. Pembagian wilayah administrasi.
3. Lembaga-lembaga pemerintah Hindia Belanda.
4. Susunan organisasi pemerintah Hindia Belanda.
5. Daerah-daerah Otonom.
6. Istilah administrasi di bidang hukum dan di bidang perekonomian.
7. Pengaruh Administrasi Militair pada waktu Perang Dunia II.

Perkembangan Administrasi sesudah Kemerdekaan

Praktik-praktik administrasi yang dilakukan oleh pemerintah Hindia Belanda, baik di bidang Pemerintahan, Hukum dan Perekonomian. Namun praktik-praktik administrasi tersebut, dimonopoli oleh orang-orang Belanda. Sehingga ilmu Administrasi kenyataannya menjadi milik bangsa penjajah. Orang-orang Indonesia hanya sekedar sebagai pelaksana saja. Mereka pada umumnya hanya memiliki pangkat sebagai Mandor/Krani, Juru Tulis (Klerk), sehingga mereka hanya mengenal arti administrasi dalam arti sempit.

Pengaruh keberhasilan Administrasi Militer pada Perang Dunia II, menyebabkan bangsa-bangsa di dunia banyak mempelajari ilmu administrasi.

Menyadari atas kekurangannya di bidang administrasi, pemerintah Indonesia mendatangkan Misi Ahli dari Amerika Serikat untuk memperbaiki kekurangan tersebut.

Akhirnya Misi Ahli memberikan rekomendasinya, yaitu: Perlunya “Pendidikan dan Latihan Administrasi di Indonesia” (Training for Administration in Indonesia)

HUBUNGAN DAN KAITAN ANTARA ADMINISTRASI, ORGANISASI DAN MANAJEMEN

Persamaan dan Perbedaan antara Adiministrasi dan Manajemen

1. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen. Seperti pendapat yang dikemukakan oleh PBB bahwa kedua istilah itu dipakai secara sinonim, di mana administrasi banyak dipergunakan di bidang administrasi Negara, sedangkan manajemen banyak dipergunakan di bidang administrasi Niaga (swasta) dan Administrasi Niaga (negara).
2. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintah yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanaan kebijaksanaan tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.

Hubungan dan Kaitan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen

1. Pendapat tentang administrasi yang terdiri atas organisasi dan manajemen.
2. Berdasarkan pendapat tersebut, administrasi mempunyai arti yang lebih luas daripada manajemen.
3. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan.
4. Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen.
5. Sesuai dengan tingkat-tingkatnya, maka kemampuan manajemen (managerial skill) meliputi kemampuan konsepsional, kemampuan melakukan hubungan dengan manusia yang lain (human skill), dan kemampuan teknis (tecnical skill).
6. Arti, definisi, ciri-ciri dan prinsip-prinsip organisasi, perbedaan sentralisasi dengan desentralisasi organisasi, dan organisasi formal dengan organisasi informal.
7. Arti, definisi, dan proses atau fungsi manajemen, menurut: W.H. Newman, Luther Gulick, G. R. Terry, H. Koontz & O’Donnell, dan John F. Mee.

TEORI DAN PROSES PERENCANAAN

Arti, Definisi, Unsur-unsur dan Tipe-tipe Perencanaan

1. Perencanaan yang merupakan sifat utama dari fungsi manajemen, dimaksudkan bahwa sebelum fungsi-fungsi manajemen yang lain dilaksanakan, maka perencanaan harus dirumuskan terlebih dahulu, mendahului fungsi pengorganisasian, penyusunan tenaga kerja, pembinaan kerja dan pengawasan.
2. Arti, definisi dan unsur-unsur perencanaan. Perencanaan berarti suatu usaha untuk melihat ke depan dengan melakukan perkiraan (forecasting) apa yang dilakukan, bagaimana dan siapa yang akan melakukan untuk kegiatan-kegiatan yang akan datang.
   1. Beberapa definisi, ada yang mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses, suatu fungsi atau suatu keputusan.
   2. Sedangkan unsur-unsur perencanaan adalah suatu sistimatika berpikir dalam perencanaan mulai awal sampai akhir.
   3. Tipe-tipe perencanaan yang bersifat umum, antara lain menentukan tujuan/sasaran, strategi, kebijaksanaan, anggaran dan sebagainya.
3. Tipe-tipe perencanaan administrasi/manajemen, meliputi: Sasaran, rencana tunggal dan rencana induk.
   Sasaran terdiri atas: Tujuan, anggaran dan batas waktunya, pelaksanaan, dan standar pengeluaran.
   Rencana tunggal terdiri atas: Program umum, proyek, penugasan kepada pegawai, sedangkan
   Rencana induk, terdiri atas: kebijaksanaan, struktur organisasi, dan standar prosedur.
4. Hierarki dari perencanaan.

1. Manajemen Tingkat Atas: menentukan sasaran, kebijaksanaan, dan rencana jangka panjang.
2. Manajemen Tingkat Menengah: melengkapi sasaran, penjabaran kebijaksanaan, program dan target.

1. • 1. Manajemen Tingkat Bawah: menentukan sasaran jangka pendek, melengkapi kebijaksanaan, proyek dan jadwal.

Proses Perencanaan dan Rintangannya

1. Langkah-langkah dari perencanaan menurut A.M. Williams yang terdiri atas 5 (lima) langkah, yaitu: menetapkan dengan jelas maksud/tujuan, menentukan alternatif, mengatur sumber-sumber yang diperlukan, menentukan organisasi, metode dan prosedur dan terakhir adalah menetapkan rencana.
2. H. Koontz & O’Donnell, menentukan langkah-langkah tersebut adalah 7 (tujuh) langkah, yaitu: menentukan tujuan, menyusun premis, menentukan tindakan alternatif, menilai tindakan alternatif, melihat langkah-langkah tindakan, merumuskan rencana dan memperhitungkan rencana melalui anggaran.
3. Teknik-teknik perencanaan yaitu suatu metode perencanaan yang berkaitan dengan prosedur, bagaimana perencana melakukan tugasnya yang meliputi: menentukan masalahnya, berusaha mendapatkan fakta-fakta yang penting/dibutuhkan, analisis sumber informasi, pilihlah tindakan alternatif, pertimbangkan alternatif itu dan ambilah keputusan.
4. Rintangan/halangan perencanaan yang efektif, meliputi: jangka waktu, kemampuan mental, rintangan/halangan administratif, halangan kejiwaan dan pertimbangan unsur kejiwaan.
5. Terakhir ialah karakteristik dari perencanaan yang efektif.

Peramalan dan Teknik-teknik Peramalan

1. Peramalan merupakan unsur penting dalam menyusun rencana.
2. Berbagai data dalam peramalan, meliputi: modal, hasil, biaya produksi, penjualan, nilai penjualan dan faktor-faktor lain.
3. Peramalan juga sebagai usaha untuk membantu mempersatukan dan mengkoordinasikan rencana organisasi.
4. Peramalan hanya dapat berhasil apabila ditunjang dengan data/informasi yang memadai.
5. Premis-premis ekonomi dalam peralaman ekonomi, meliputi: pekerjaan, produktivitas, pendapatan nasional dan produk nasional bruto.
6. Perkiraan prosedur dalam membuat peramalan, terdiri atas: 2 (dua) macam, yaitu: Dari atas ke bawah (downword) dan dari bawah ke atas (up-word).
7. Salah satu pendekatan dalam peramalan ekonomi, ialah Tabel Input dengan Output.
8. Berbagai data dan informasi dalam peramalan ekonomi, ialah: penerbitan data-data perusahaan, neraca perbankan, penerbitan dari asosiasi profesi lainnya.
9. Teknik-teknik peramalan terdiri atas:
   1. strategi kejadian;
   2. strategi pertumbuhan;
   3. strategi ekonomi.
10. Data berasal dari datum, adalah tunggal (singular) artinya: fakta yang sebenarnya. Data ialah jamak (plural).
    
    TEORI DAN PROSES PENGORGANISASIAN SERTA PENYUSUNAN TENAGA KERJA (PERSONIL)

Proses Pengorganisasian

1. Arti pengorganisasian, struktur organisasi, peran struktur organisasi dan organisasi sebagai usaha kerja sama.
2. Landasan kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan, yaitu: prinsip kesatuan tujuan dan prinsip efesiensi.
3. Beda departemen dan departementasi, departemen ialah satu kesatuan kerja (unit) sedangkan departementasi ialah pengelompokkan kegiatan dan karyawan ke dalam satu kesatuan kerja.
4. Macam-macam departementasi, departementasi atas dasar proses, fungsi, produk, langganan, dan teritorial.

Bentuk dan Tipe Organisasi

1. Pengorganisasian bagi organisasi lini atau garis. Dalam organisasi lini atau garis ini hanya dikenal 2 (dua) unsur, yaitu: unsur Pimpinan dan unsur Pelaksana.
2. Pengorganisasian bagi organisasi lini dan staf. Dalam organisasi ini dikenal 3 (tiga) unsur, yaitu: unsur Pimpinan, unsur Pembantu Pimpinan (staf), dan unsur Pelaksana (lini atau garis).
3. Pengorganisasian bagi organisasi fungsi. organisasi fungsi, ialah suatu organisasi yang disusun atas dasar kegiatan dari setiap fungsi, dimana fungsi yang satu dengan yang lain saling ketergantungan.
4. Pengorganisasian bagi organisasi Panitia. Organisasi Panitia dimaksudkan untuk memecahkan berbagai kendala atau hambatan yang tidak dapat dipecahkan oleh beberapa orang atau banyak orang.
5. Di samping itu terdapat Tipe Organisasi, yang terdiri dari 3 macam tipe yaitu: Piramid Mendatar (Flat), Piramid Kerucut (Tall) dan Tipe Piramid Terbalik.

Proses Penyusunan Tenaga Kerja/Personil

1. Arti penyusunan tenaga kerja atau personil, dan apakah yang menjadi syarat utama dalam penyusunan tenaga tersebut.
2. Proses atau siklus (circles) penyusunan tenaga kerja atau personil, mulai dari perencanaan sumber daya manusia, pengerahan sumber tenaga kerja, pemilihan tenaga kerja, pengenalan dan orientasi, pelatihan dan pengembangan, penilaian pelaksanaan pekerjaan, kenaikan pangkat, pemindahan dan pemutusan hubungan kerja.
3. Maksud dan tujuan perencanaan sumber daya manusia.
4. Maksud dan tujuan pengerahan sumber tenaga kerja.
5. Maksud dan tujuan pemilihan tenaga kerja.
6. Maksud dan tujuan pengenalan dan orientasi calon pegawai.
7. Maksud dan tujuan Pelatihan dan Pengembangan tenaga kerja/personil.
8. Maksud dan tujuan Penilaian pelaksanaan kerja.
9. Maksud dan tujuan kenaikan pangkat.
10. Maksud dan tujuan pemindahan dan pemutusan hubungan kerja.
    TEORI, KONSEP DAN FUNGSI KEPEMIMPINAN SERTA MOTIVASI

Arti, Konsep dan Teori Kepemimpinan

1. Arti kepemimpinan, dimana kepemimpinan adalah inti dari manajemen. kepemimpinan adalah orang yang menggambarkan kehendak yang sesungguhnya dari pada kelompok.
2. Koontz & O’Donnell, menggambarkan teori-teori kepemimpinan, yang terdiri atas “Leaders are born” pemimpin karena keturunan, “Leaders are not born, but made”, (Teori Kejiwaan), Pemimpin timbul karena lingkungannya (Situation Theory).
3. Di samping memberikan definisi tentang kepemimpinan, juga diutarakan tentang teori-tori kepemimpinan, menurut Ruslan Abdulgani, Max Weber, John D. Millet, dan Ordway Tead.

Syarat-syarat, Macam-macam Kepemimpinan, Fungsi dan Tipe Kepemimpinan

1. Syarat-syarat, sifat-sifat, asas-asas dan prinsip-prinsip kepemimpinan yang berlaku dilingkungan militer.
2. Berbagai macam kepemimpinan, terutama dibedakan antara: Kepemimpinan Administratif dan Kepemimpinan Manajemen, Kepemimpinan Birokrasi, Kepemimpinan Organisasi dengan Kepemimpinan Pribadi, dan Kepemimpinan Formal dan Informal.
3. Selanjutnya dijelaskan tentang: fungsi-fungsi kepemimpinan, yang terdiri atas 7 (tujuh) fungsi.
4. Kemudian diterangkan lebih lanjut tentang tipe-tipe kepemimpinan, menurut Alvin Brown dan S.P. Siagian.

Teori dan Konsep Motivasi dalam Manajemen

1. Arti motivasi dan motivasi sebagai reaksi berantai, yaitu antara “Kebutuhan” (Need), “Keinginan” (Want), dan “Kepuasan” (Satisfaction).
2. Teori dan konsep motivasi menurut Douglas Mc. Gregor, yang disebut dengan Teori X dan Teori Y.
3. Teori dan konsep motivasi menurut Abraham Maslow, yang disebut dengan teori “Hirarkhi Kebutuhan”.
4. Teori dan konsep motivasi menurut Herzberg, yang disebut dengan Teori Dua Faktor.
5. Teori dan konsep motivasi bagi pemimpin yang dikemukakan oleh Arch Patton.
   
   TEORI DAN PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Arti, Ciri-ciri, Tipe dan Jenis-jenis Keputusan

1. Analisis masalah dalam pengambilan keputusan.
2. Rasionalitas dalam pengambilan keputusan.
3. Definisi keputusan dan bentuk-bentuk dari keputusan.
4. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.
5. Ciri-ciri dari keputusan, yaitu: Proses keputusan, konsep ikatan, penilaian dan perilaku dengan maksud/tujuan tertentu.
6. Tipe-tipe keputusan, yaitu: keputusan kelompok, keputusan pribadi, dan keputusan dasar.
7. Jenis-jenis keputusan, yaitu: keputusan yang terprogram, keputusan yang tidak terprogram, dan keputusan atas dasar kepastian (certainty), risiko (risk) dan tidak berketentuan (uncertainty).

Proses dan Teknik Pengambilan Keputusan

1. Berbagai urutan dalam proses pengambilan keputusan.
2. Jenis keputusan yang perlu dipecahkan melalui proses pengambilan keputusan yaitu keputusan yang tidak terprogram.
3. Syarat utama dalam pengambilan keputusan yaitu suatu masalah.
4. Pedoman dalam proses pengambilan keputusan ialah tujuan dan sasaran organisasi.
5. Alternatif yang dievaluasi ialah hasilnya berdasarkan atas 3 (tiga) kondisi, yaitu: Kepastian (certainty), risiko (risk) dan uncertainty (tidak berketentuan).
6. Terdapat beberapa perilaku individual dalam proses pengambilan keputusan, yaitu: Nilai, Kepribadian, Kecenderungan mengambil risiko, dan kemungkinan ketidakcocokan.
7. Pengambilan keputusan kelompok, dan perbedaan keputusan individual dan kelompok.
8. Teknik-teknik dalam pengambilan keputusan, yaitu: sumbang saran (brainstorming), Delphi
   dan Teknik Kelompok Nominal (The Nominal Group Techniques).

---

TEORI DAN TEKNIK HUBUNGAN ANTAR MANUSIA DAN MASYARAKAT

Arti, Definisi, Pendekatan dan Komponen Hubungan Antarmanusia

Hubungan antarmanusia (human relation), merupakan suatu ilmu yang mempelajari kegiatan, sikap dan saling hubungan antara orang-orang di dalam pekerjaan. Dengan kata lain hubungan antar manusia ialah hubungan antarpribadi orang. Hal ini menyangkut individu dan kelompok termasuk perilakunya. Oleh karena itu mempelajari hubungan antar manusia, juga mempelajari illmu jiwa sosial, sosiologi dan antropologi. Di samping itu perilaku pribadi dan kelompok dipengaruhi oleh sistem sosial dan sistem teknologi di mana orang-orang itu bekerja. Adapun tujuan mempelajari hubungan antarmanusia agar organisasi dapat meningkatkan produktivitas kerja, yang dipengaruhi oleh unsur-unsur individu, kelompok dan lingkungannya.

Arti, Maksud, Tujuan Perkembangan dan Manfaat Hubungan Masyarakat

mencoba memenuhi pertanggungjawaban masyarakat, menjamin pengakuan masyarakat dan bila perlu kesetujuannya untuk mencapai hasil yang diharapkan.

Adapun tujuan dari hubungan masyarakat ialah untuk memberikan kepuasan terhadap semua pihak yang berkepentingan, yaitu masyarakat umum, para karyawan, dan para pimpinan organisasi itu sendiri. Unsur utama hubungan masyarakat ialah : 1) Memberikan informasi kepada masyarakat, 2) Meyakinkan masyarakat secara langsung untuk mengubah sikap dan tindakannya , 3) Usaha untuk memadukan sikap dan tindakan dari suatu institusi/organisasi dengan masyarakat dan masyarakat dengan institusi/organisasi. Di samping itu hubungan masyarakat juga dapat dilakukan melalui moral karyawan, kelompok yang berkepentingan dan media konvensional .

Media hubungan masyarakat ialah dengan melalui teknik-teknik khusus seperti: iklan (advertensi ), penerbitan di surat-surat kabar, radio, televisi. Sedangkan media yang utama ialah para karyawan dan kelompok, kelompok yang berkepentingan atau langganan.

KOMUNIKAS1 DAN KOORDINASI

Arti, Definisi, dan Proses Komunikasi

Arti, definisi dan proses komunikasi.

1. Unsur-unsur komunikasi tradisional ialah: (1) komunikator, (2) pesan, (3) jalur (medium/media), (4) penerima dan (5) umpan-balik (feedback).
2. Sedangkan unsur-unsur komunikasi yang modern, terdiri atas: (1) komunikator, (2) membuat sandi (encoder), (3) jalur (medium/media), (4) mengurai sandi (decoder), (5) penerima (receiver), (6) umpan balik (feedback) dan (7) kegaduhan (noice).
3. Prinsip-prinsip komunikasi terdiri atas:
   Prinsip kejelasan, prinsip integritas, prinsip penggunaan strategi organisasi informal, dan pelaksanaannya.
4. Selanjutnya diterangkan perbedaan antara komunikasi secara lisan, bukan lisan, dan tertulis.
5. Sedangkan komunikasi di dalam organisasi meliputi: komunikasi ke bawah, ke atas, melintang/horizontal dan diagonal.

Arti, Jenis-jenis, dan Pendekatan Koordinasi

Arti, definisi dan ciri-ciri koordinasi

1. Hakikat koordinasi, atau mengapa koordinasi itu timbul
2. Fungsi koordinasi meliputi berbagai fungsi manajemen
3. Pendekatan sistem dalam rangka koordinasi yaitu pendekatan antar disiplin, multi fungsi dan lintas sektoral
4. Jenis-jenis koordinasi, yaitu: koordinasi vertikal, horizontal dan diagonal
5. Masalah-masalah dan usaha pemecahan koordinasi.

TEORI, PROSES, DAN FUNGSI PENGAWASAN

Pengertian, Maksud dan Tujuan, serta Berbagai Macam Pengawasan

Pengertian, arti, definisi, maksud dan tujuan pengawasan.

1. Ada dua macam prasyarat dalam sistem pengawasan, yang harus dipenuhi yaitu: rencana dan struktur organisasi.
2. Pengawasan intern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pengawasan dari dalam organisasi itu sendiri, dan pengawasan ekstern, yang dilakukan oleh aparatur pengawasan dari luar organisasi.
3. Pengawasan preventif,yaitu pengawasan sebelum rencana itu dilaksanakan. Sedangkan pengawasan represif ialah pengawasan yang dilakukan setelah rencana itu dilaksanakan.
4. Pengawasan melekat yaitu pengawasan yang dilakukan oleh atasan langsung, sedangkan pengawasan fungsional ialah pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pemerintah yang bertugas di bidang pengawasan.
5. Pengawasan legislatif ialah pengawasan yang dilakukan oleh para anggota DPR dan DPRD terhadap kegiatan-kegiatan dari pejabat-pejabat pemerintah dalam melaksanakan tugasnya. Sedangkan pengawasan masyarakat ialah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan pemerintah, melalui media: surat kabar, majalah, radio, TV, seminar, LBH, dan lain-lain,

Landasan, Metode, dan Syarat-syarat Pengawasan

1. Landasan dari proses pengawasan terdiri atas: menentukan standar, menilai pelaksanaan yang disesuaikan dengan standar, dan memperbaiki penyimpangan atas dasar standar.
2. Metode pengawasan meliputi: pengawasan langsung dan tidak langsung, pengawasan formal dan informal, pengawasan teknis dan administratif.
3. Syarat-syarat pengawasan meliputi:
   1. berkaitan dengan rencana dan jabatan seseorang,
   2. berkaitan dengan individu manajer dan kepribadiannya,
   3. harus dapat menunjukkan pengecualian dan objektif,
   4. harus fleksibel,
   5. harus hemat, dan
   6. harus mengarah pada tindakan perbaikan.

Prinsip-prinsip, Tipe dari Standar dan Pengawasan Tradisional

1. Prinsip-prinsip pengawasan, terdiri atas: berorientasi pada tujuan, objektif; atas dasar kebenaran prosedur dan manfaatnya; daya guna dan hasil guna pekerjaan, standar yang objektif, terus menerus, dan memberikan timbal balik bagi perbaikan perencanaan dan kebijaksanaan
2. Pengawasan harus berdasarkan atas standar, yang meliputi: standar fisik, biaya, modal, pendapatan, program, sasaran, dan standar yang tidak dapat terlihat.
3. Pengawasan tradisional: Rencana Anggaran, dijelaskan tentang: konsep dan tujuan anggaran serta tipe anggaran, yang meliputi: anggaran pendapatan dan pengeluaran, anggaran waktu, ruang, material dan produksi, anggaran pengeluaran modal, pembayaran tunai, dan neraca pembayaran. 
   
   
   Sumber : http://massofa.wordpress.com

Read More

Rangkuman Materi Administrasi Perkantoran

A. Diskripsi Buku ajar ini akan membahas kegiatan belajar mengenai tatacara membuat surat Dinas dengan segala aturan-aturan yang berlakudalam membuat surat Dinas yaitu tentang bentuk-bentuk surat dinas,macam-macam surat dinas, bagian-bagian surat dinas, tata carapenulisan bagian-bagian surat dinas, singkatan-singkatan yang padaumumnya digunakan pada surat dinas, contoh-contohnya, dan tatacara pemrosesan surat masuk dan surat keluar pada suatu Instansi/Organisasi.

B. Uraian Materi

1.      Cara Membuat Surat Yang Baik Surat yang baik adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya. Kesan yang baik dari surat dapat ditimbulkan dari :

a.       Yang kelihatan yaitu : Kerta, Sampul, Tulisan/Ketikan dan Bentuknya.

1)      Kertas yang digunakan untuk memebuat surat hendaknya dipilih yang berkualitas baik. Untuk Instansi/Organisasi hendaknya menggunakan kertas HVS dengan kepala surat yang dicetak dengan bagus.

2)      Sampul hendaknya dipilih yang berukuran panjang sehingga surat tidak perlu dilipat beberapa kali, untuk dapat dimasukkan kedalam sampul.

3)      Tulisan/Ketikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan pertanyaan bagi penerima surat. Oleh karena itu kalau tintanya sudah tidak begitu jelas harus segera diganti. Surat juga tidak boleh ada kesalahan ketik. Surat yang ada kesalahan ketik harus segera dibetulkan sebelum surat tersebut dikirim, karena surat yang salah akan menimbulkan kesalah pahaman sehingga dapat menyebabkan surat menyurat yang berkepanjangan.

4)      Bentuk surat harus dipilih bentuk yang sesuai dengan aturan yang berlaku, walaupun sebenarnya surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk

b.      Yang tidak kelihatan tapi dapat dirasakan yaitu isinya. Isi surat agar dapat menimbulkan kesan baik bagi penerimanya maka isi surat tersebut harus : singkat, jelas dan sopan

1)      Pada umumnya orang sekarang tidak senang membaca surat yang isinya panjang-panjang oleh karena itu surat hendak singkat, artinya apabia saudara dapat mengemukakan isi surat itu dalam 10 kata, maka jangan dibuat 11 atau 12 kata.

2)      Jelas artinya bahwa isi surat tidak boleh menimbulkan pertanyaan bagi penerimanya, sehingga dapat menimbulkan kesalah pahaman. Sebab surat merupakan wakil dari Instansi/Organisasi yang mempunyai arti penting tapi bersifat diam artinya penerima jika tidak jelas tidak akan dapat bertanya karena surat tidak bias ditanya.

3)      Sopan, artinya baik kertas, sampul harus dipilih yang berkualitas baik. Tulisan tidak boleh dengan tinta merah sebab warna merah memberikan kesan kemarahan. Surat juga tidak boleh bernada marah, jika saudara sedang marah sebaiknya jangan menulis surat.

2.      Bentuk Surat Dinas Surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk tetapi dalam praktek hanya satu bentuk saja yang biasa dipakai pada suatu Instansi, Perusahaan atau Organisasi yaitu :

a.       Full Block Style

b.      Block Style

c.       Semi Block Style

d.      Hanging Paragraph Style

e.       Official Style A

f.       Official Style B

g.      Simplefied Style

h.      Personal Style Bentuk surat Dinas yang dipakai sekarang menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 42 tahun 2006 adalah bentuk Blok Style (Modified), seperti contoh dibawah ini.

3.      Macam-Macam Surat Dinas Ada beberapa macam Surat Dinas yag biasa dilakukan oleh sebuah kantor antara lain sebagai berikut :

a.       Surat Dinas

b.      Nota Dinas

c.       Memo d. Surat Pengantar

d.      Surat Edaran

e.       Surat Undangan

f.       Surat Tugas

g.      Surat Kuasa

h.      Surat Pengumuman

i.        Surat Pernyataan

j.        Surat Keterangan

l. Berita Acara Keterangan :

a.       Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan.

b.      Nota Dinas adalah surat yang oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persialan kedinasan.

c.       Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persialan kedinasan.

d.      Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirim.

e.       Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangandan/atau perintah.

f.       Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang utnuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

g.      Surat Tugas adalah surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

h.      Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.

i.        Surat Pengumuman merupakan surat yang berisikan pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.

j.        Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

k.      Surat Keterangan adalah surat yang berisikan keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

l.        Berita Acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu ekjadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

4. Surat Dinas

a)      Bagian-Bagian Surat Dinas Bagian-bagian surat dinas adalah sebagai berikut :

1)      Kepala Surat (dicantumkan lambang)

2)      Tanggal surat

3)      Nomor, Lampiran dan Hal

4)      Alamat dalam

5)      Isi surat

6)      Nama Jabatan

7)      Tanda tangan

8)      Nama pejabat dan NIP

9)      Tembusan

b)      Cara Pengetikkan Bagian-Bagian Surat

Ø  Kepala surat biasanya sudah tercetak dengan baik pada kertas surat. Kepala surat minimal terdiri dari nama Instansi, Perusahaan atau Organisasi lengkap dengan alamatnya dan disertai lambing dari Instansi, Perusahaan atau Organisasi yang bersangkutan, namun kalau Kepala surat terpaksa harus diketik maka pengetikkannya dibuat yang simitris dengan huruf-huruf yang menarik.

Ø  Mengetik tanggal surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.       di depan tanggal tidak perlu ditulis nama kota.

b.      nama bulan tidak boleh disingkat atau diganti dengan angka

c.       pada akhir tanggal tidak perlu diberi tanda baca apapun

d.      tahun tidak boleh disingkat

3. Nomor surat

a)      Nomor surat terdiri dari : nomor urut surat pada tahun yang bersangkutan, kode surat, tahun pembuatan. Pengetikannya lurus dengan margine kiri.

b)      Lampiran diketik di bawah kata Nomor dan menyebutkan jumlah lampiran dan bukan apa yang dilampirkan. Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran tidak perlu diketik.

c)      Kata hal diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal diketik di bawah kata nomor. Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

4. Alamat pada sampul, cara pengetikan alamat pada sampul adalah sebagai berikut :

a)      di depan nama jabatan diberi singkatan Yth.

b)      tidak diberi kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Sdr. (baik pada sampul maupun pada alamat dalam).

c)      alamat lengkap penerima.

d)     nama kota tidak perlu ditulis dengan huruf besar semua

e)      di depan nama kota tidak perlu menggunakan kata di.

5.    Alamat dalam diketik dengan ketentuan sama seperti yang diatur pada sampul surat tanpa alamat lengkap. Jika alamat tersebut menunjuk nama orang maka penulisannya dengan ketentutan sebagai berikut :

a)      di depan nama diberi kata Yang terhormat dan disingkat Yth.

b)      tidak boleh melebihi separo dari lebar kertas

c)      nama tidak boleh diputus (ganti baris)

d)     Jika namanya panjang sehingga melebihi separo dari lebar kertas maka dapat disingkat dan singkatan hendaknya sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang punya nama sepanjang penulis surat mengetahuinya.

e)      akhir baris dari alamat tidak perlu diberi tanda baca apapun.

6. Isi surat, yang perlu diperhatikan pada penulisan isi surat adalah sebagai berikut :

a)      Jarak baris menyesuaikan dengan banyak sedikitnya isi surat. Dapat dibuat dengan jarak baris 1, 1,5 atau 2 spasi.

b)      Diusahakan jangan terlalu menggantung atau terlalu kebawah. (hendaknya menulis surat seperti menempatkan foto pada pigura)

c)      Diusahakan hanya menggunakan 1 lembar kertas, jika terpaksa harus menggunakan lembar ke 2 (dua), maka pada lembar ke 2 (dua) ditulis dengan ketentuan sebagai berikut :

1)      ketikan yang paling atas lebih kurang 4 cm dari atas kertas.

2)      kertas yang dipakai untuk lembar ke 2 (dua) kualitasnya harus sama dengan kertas yang dipakai pada lembar pertama.

3)      sekurang-kurangnya pada halaman ke dua terdiri dari 3 (tiga) baris dan bukan tiga kalimat. 4) pertama di sebelah kiri atas ditulis nama penerima, di tengah-tengah angka 2 (yang menunjukkan halaman ke 2) dan paling kanan atas adalah tanggal surat.

4)      Contoh Penulsan Surat pada Halaman 2 (dua) Drs. Marimin, M.Pd. 2 20 Juli 2008 Kepada dosen di lingkungan Unnes, dimohon kesadarannya untuk memeriksa, mengisi dan melengkapi portofolio yang telah disediakan supaya tidak terjadi hal-hal yang merugikan dosen. Hal teknis pengisian portofolio dosen dapat dikonsultasikan kepada UPT Komputer.

7.      Kelompok tanda tangan terdiri dari jabatan, tanda tangan, nama terang, NIP dan Cap Dinas.

a)      Jabatan diketik di sebelah kanan bawah, diakhiri tanda koma (,) dan dengan huruf besar pada awal kata.

b)      Nama terang diketik dengan huruf besar pada setiap awal kata dan tidak perlu diapit dengan tanda kurung.

c)      Nama dapat mencantumkan gelar akademik ( Drs. SH, Dr.dll.)

d)     NIP diketik dengan huruf besar semua tanpa diakhiri tanda titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

e)      Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi tanda tangan.

8.      Tembusan yang perlu diperhatikan dalam pengetikan adalah sebagai berikut :

a)      diketik lurus dengan margine kiri.

b)      diketik sebaris dengan nama pejabat.

c)      diakhiri dengan titik dua (:)

d)     tanpa digaris bawah.

e)      jika yang diberi tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut.

f)       tidak ada kata arsip atau pertinggal.

5.      Nota Dinas Surat dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan Kepada atasan langsung, atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

a. Bagian-bagian Nota Dinas

1. kepala Nota Dinas

2. Pembuka Nota Dinas, terdiri dari :

a)kata Nota Dinas

b)     nomor

c)tujuan Nota Dinas

d)     asal Nota Dinas dan

e)hal Nota Dinas.

3. Isi Nota Dinas

4. Penutup Nota Dinas, terdiri dari :

a)    tanggal Nota Dinas

b)   jabatan penanda tangan

c)    nama pejabat penanda tangan

d)   tanda tangan

e)    NIP

f)    cap dinas dan

g)   tembusan apabila ada.

b. Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Dinas

1.          Kepala Nota Dinas dibuat dengan ketentuan sama seperti membuat kepala surat dinas.

2.          Kata nomor diketik di bawah kata Nota Dinas dengan posisi sejajar.

3.          Tujuan dihaluli dengan kata terhormat dan disingkat Yth, dan diketik dibawah kata Nomor.

4.          Asal Nota Dinas didahului dengan kata dari, diketik sejajar dan dibawah singkatan Yth, dan diikuti dengan tanda baca : (titik dua).

5.          Kata hal diketik di bawah kata dari, sebaris dengan asal surat diikuti dengan tanda baca : (titik dua)

6.          Isi Nota Dinas diketik di bawah sejajar dengan kata hal.

7.          Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup diketik dengan ketentuan sama seperti pada surat dinas.

8.          Tanggal pada Nota Dinas diketik di sebelah kanan bawah di bawah baris terakhir dari isi Nota Dinas.

9.          Tanggal tidak disertai nama tempat pembuatannya.

10.      Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.

11.      Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan ketentuan sama seperti surat dinas.

6.     Memo Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Adapun bagian-bagian Memo adalah sebagai berikut :

a.       Kepala Memo dibuat sama dengan surat dinas atau nota dinas.

b.      Pembuka, Isi, dan penutup Memo dibuat sama surat dinas atau nota dinas.

c.       Memo biasanya dibuat dengan kertasn yang ukurannya berbeda dengan surat dinas. Memo biasanya menggunakan kertas HVS etapi dibagi 2 (dua).

7.      Surat Pengantar Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat ang berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dll. Surat pengantar dapat dibuat dengan bentuk seperti surat dinas biasa dan dapat pula dibuat dengan bentuk berkolam. Bagian-bagian surat Pengantar :

a.       kepala surat

b.      pembuka surat yang terdiri dari : · kata surat Pengantar · nomor dan · tujuan surat

c.       isi surat dan

d.      penutup surat

Cara penulisan Pengantar : Surat Pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama dengan cara membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom dengan ketentuan sebagai berikut :

1.        Kata Surat Pengantar diketik di bawah dan simiris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital

2.        Kata Nomor diketik di bawah Kata Surat Pengantar dan simi

3.        Tujuan surat pengantar didahului dengan kata Yang terhormat, yang disingkat Yth, diketik di bawah nomor diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.

4.        Isi surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama seperti kalau membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas : nomor urut, isi surat/barang, jumlah dan keterangan dengan garis kolom diketik di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth.

5.        Penutup surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama dengan kalau membuat surat dinas,sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom penutupnya terdiri atas:

a.       tanggal surat

b.      nama jabatan penanda tangan

c.       nama pejabat penanda tangan

d.      tanda tangan

e.       NIP

f.       cap dinas

g.      tembusan apabila ada

6.        Tanggal surat pengantar yang berbentuk kolom diketik dikanan bawah di bawah garis kolom, tanpa nama tempat pembuatannya.

7.        Nama jabatan penanda tangan diketik sejajar dengan tanggal menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.

8.        Nama pejabat, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan ketentuan sama dengan kalau membuat surat dinas biasa.

8.         Surat Edaran Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangan dan/atau perintah, Bagian-bagian surat Edaran : Surat edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

a.       Kepala surat

b.      pembuka surat, terdiri dari :

1)        kata Surat Edaran

2)        nomor

3)        lampiran

4)        hal dan

5)        tujuan surat

c.       isi surat

d.      penutup surat, terdiri dari :

1)        tanggal surat

2)        nama jabatan penanda tangan

3)        tanda tangan

4)        NIP

5)        cap dinas

6)        tembusan apabila ada

Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Edaran

1)      Kepala surat diketik sama seperti ketentuan yang berlaku pada surat dinas biasa.

2)       Kata Surat Edaran diketik ditengah-tengah setelah garis bawah kepala surat dan menggunakan huruf capital.

3)      Nomor diketik disebelah kiri dan di bawah kata Surat Edaran.

4)      Kata lampiran diketik di bawah dan sejajar dengan kata nomor dengan menyebutkan jumlah lampiran.

5)      Kata hal diketik di bawah dan sejajar dengan kata Lampiran.

6)      Penulisan alamat tujuan Surat Edaran didahullui singkatan Yth, diketik di bawah dan sejajar dengan kata Hal, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.

7)      Awal kalimat isi surat Edaran diketik di bawah dan sejajar dengan nama tempat yang dituju.

8)      Tanggal surat diketik disebelah kanan bawah, di bawah garis akhir isi surat edaran tanpa didahului nama tempat pembuatan.

9)      Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.

10)  Nama pejabat, NIP, cap dinas dan tembusan diketik seperti surat dinas biasa.

9.      Singkatan-Singkatan yang Pada Umumnya dipakai Dalam Surat

1)        a.n. (atas nama) penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masingmasing diakhiri titik, dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tangan yang memberi kuasa

2)        anb. (atas nama beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika yang berwenan

3)        u.b. (untuk beliau), penulisan u dan b dengan huruf kecil semua masing-masing diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya

4)        a.p (atas perintah), penulisan a dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik (.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberi kuasa

5)        apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bahwahannya

6)        plh. (pelaksana harian ), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas mengasakan penandatanganan suratkepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat

7)        Wks. (wakil sementara), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik (.) dipergunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan hadir karena tugas, untuk sementara penandatnganan surat oleh pejabat yag setingkat dengan eselonnya

8)        u.p. (untuk perintah), penulisannya u dan p dengan huruf kecil semua dan masing-masing diakhiri dengan titik (.), dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

9)        c.q. (casu quo) atau i.c. (in case), dipergunakan untuk menegaskan apa yang dimaksud pada isi surat.

10)    Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar

Setiap surat masuk dan surat keluar pada setiap Kantor akan diproses oleh petugas sebagai berikut :

Surat Masuk :

a.         Menerima surat masuk dari pengantar surat

b.        Membaca kebenaran alamatnya, bila ternyata keliru harus segera mengembalikan kepada pengantar surat.

c.         Membubuhkan paraf pada buku atau kartu antaran surat.

d.        Membuka amplop.

e.         Membuka lipatan surat.

f.         Membubuhkan cap tanggal di sebelah kanan atas.

g.        Membaca keseluruhan isi surat untuk menentukan pokok soal.

h.        Menentukan golongan surat, yaitu vital (V), penting (P), biasa (B), atau tidak penting (T).

i.          Menulis golongan surat di sudut kanan atas : V, P, B atau T.

j.          Membuat kartu arsip

k.        Mencatat surat masuk pada kartu arsip.

l.          Menyampaikan surat pada pimpinan.

Surat Keluar :

a.         Mengkonsep surat

b.        Mengetik surat.

c.         Mengecek atau memeriksa kelengkapan surat seperti jumlah pagina (halaman), lampiran, tembusan, dan lain-lain

d.        Menyampaikan kepada pimpinan utnuk memintakan tanda tangan

e.         Membubuhkan cap dinas.

f.         Membubuhkan cap tanggal keluar.

g.        Melipat surat.

h.        Memasukkan surat kedalam amplop.

i.          Mencatat pada kartu antaran surat.

j.          Menyerahkan surat beserta kartu antara surat kepada pengantar surat

k.        Menulis pokok soal di sudut kanan atas pada arsip

l.          Menulis kode golongan surat di sudut kanan atas.

m.      Memberi garis merah di bawah pokok soal

n.        Mencatat surat keluar pada kartu arsip D.

Rangkuman

Ada pendapat yang mengatakan bahwa setiap orang yang bisa membaca dan menulis pasti dapat membuat surat yang baik dan benar. Pendapat tersebut adalah tidak benar sebab tidak setiap orang yang bisa membaca dan menulis pasti bisa membuat surat dengan baik dan benar.

Membuat surat yang baik dan benar ada aturan aturannya yang belum tentu setiap orang tahu. Seperti apa yang telah diuraikan dalam buku ajar ini bahwa surat yang baik itu adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya, artinya penerima surat mau berbuat sesuai yang dikehendaki sipengirim surat Kita mengenal ada bermacam-macam surat baik surat bisnis maupun surat dinas. Oleh karena pekerjaan kita sehari-hari lebih dekat dengan soal-soal kedinasan maka yang kita bahas dalam buku ini adalah mengenai bagaimana tata cara membuat bermacam-macam surat dinas dengan baik dan benar.

Adapun surat dinas yang sering dikerjakan di kantor antara lain : Surat Dinas biasa, Nota Dinas, Memo, Surat Pengantar, Surat Edaran, Surat Undangan, Pengumuman dll. Penulisan masing-masing surat tersebut saling berbeda satu sama yang lainnya, oleh karena itu kita harus memahami betul tata cara/aturan pembuatan surat-surat dinas tersebut. Seperti misalnya bentuk surat dinas yang dipakai jaman dulu dengan jaman sekarang sudah berbeda, dulu bentuk surat dinas yang dipakai adalah Official Style tetapi sekarang surat dinas sudah beralih ke bentuk Block Style karena bentuk ini dirasa lebih efisien membuatnya dan juga bentuknya pun indah.

Dalam surat dinas juga terdapat bermacam-macam singkatan yang lazim digunakan seperti misalnya : a.n. ; u.b. ; c.q. dsb. Singkatan-singkatan ini harus kita pahami tentang artinya dan bagaimana penggunaannya di dalam surat, jika kita ingin dapat membuat surat yang baik dan benar.

Pemrosesan surat masuk dan surat keluarpun tidak kalah pentingnya dari pada pekerjaan membuat surat. Sebab surat bisa dijadikan arsip bagi Instansi/organisasi yang dapat memberikan informasi-informasi penting bagi pelaksanaan pekerjaan kantor. Ada pepatah mengatakan bahwa “orang dapat lupa, tapi arsip tidak akan lupa” Surat juga merupakan wakil dari Instansi/Organisasi dimana kita bekerja sehingga kalau surat yang kita buat itu jelek akan memberikan kesan yang jelek pula terhadap Instansi/organisasi dimana kita bekerja.

DAFTAR PUSTAKA

1)      Komaruddin,1982, Manajemen Kantor, Cirateum, CV. Sinar Baru.

2)      Pariata Westra, 1978, Aneka Sari Ilmu Administrasi, Yogyakarta : BPA UGM.

3)      Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006, Tentang Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

4)      Prajudi Atmosudirdjo, 1982, Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran, Jakarta Timur : Ghalia Indonesia.

5)      The Liang Gie, Adminsitrasi Perkantoran Modern, 1990, Yogyakarta :Yayasan Studi Ilmu dan Tehnologi.

Semoga Bermanfaat.....

Read More